Как выбрать аутсорсинговую компанию и правильно заключить договор
Аутсорсинг - услуга для бизнеса, которая помогает снять с себя много задач, передать их в руки профессионалов и избавиться от постоянного контроля за одним или несколькими участками работ.
Но чтобы сотрудничество было длительным, надежным и продуктивным, важно ответственно подойти к выбору провайдера услуг и внимательно прочитать договор об услугах. Как это сделать - расскажем в статье.
Что делает аутсорсинговая компания?
Она берет на себя задачи и процессы, которые ранее выполнялись ресурсами компании, но могут быть делегированы внешнему поставщику услуг. Она может заниматься такими областями, как IT-разработка, бухгалтерия, юридические услуги, маркетинг, управление персоналом и не только.
Компания-аутсорсер может предоставлять как полный цикл услуг, так и брать на себя отдельные участки работ.
В каких сферах полезен аутсорсинг?
Во многих сферах, включая:
- IT-разработку. Разработку и поддержку ПО, создание сайтов и приложений, тестирование программного обеспечения и не только;
- Ведение бухучета, составление отчетности для налоговой и других инстанций;
- Юридические услуги. Контрагент может помочь в юридическом сопровождении бизнеса, составлении договоров, защите прав и интересов фирмы;
- Маркетинг, создание маркетинговых стратегий, разработку маркетинговых стратегий, создание рекламных материалов, управление социальными медиа, маркетинговое исследование и аналитику;
- Управление персоналом. На аутсорсинг можно передать процессы подбора персонала, организацию обучения работников, разработку систем мотивации и не только;
- Логистику. Компания-аутсорсер поможет в организации транспортировки товаров, управлении запасами, налаживанием рабочих процессов на складе и не только;
- Контакт-центр: обработку звонков и электронных сообщений, проведение опросов;
- Производство: компании часто аутсорсят некоторые этапы производства, чтобы сэкономить на затратах и увеличить эффективность. Например, они могут передать производство компонентов или сборку товаров в другую страну с более низкой стоимостью рабочей силы.
Когда нужна аутсорсинговая компания?
Вот несколько признаков того, что компания готова к аутсорсингу:
- У нее недостаточно внутренних ресурсов. Компания может не иметь достаточно ресурсов для выполнения задач, которые необходимы для ее развития. Если у компании нет необходимых знаний, опыта или времени для качественного выполнения каких-либо бизнес-процессов, аутсорсинг будет лучшим решением;
- Фирма хочет снизить расходы. Аутсорсинг выручит, если компания хочет снизить расходы на определенные задачи. Так можно аутсорсить бухгалтерские услуги, чтобы сэкономить на зарплате и обучении персонала;
- Ей нужны специализированные знания, поскольку она работает в узкой сфере. Например, компания, работающая в области ИТ, может аутсорсить создание ПО, чтобы использовать знания и опыт специалистов;
- Хочет расширить бизнес. Если компания планирует расширять свое дело, то с помощью аутсорсинга сможет быстро и эффективно реализовать свои планы. Например, можно аутсорсить маркетинговые и рекламные услуги, чтобы привлечь новых клиентов;
- Хочет повысить производительность. Если компания сталкивается со сложностями в производственном процессе или не может выполнить задачи в срок, то с помощью аутсорсинга можно повысить производительность и выполнить задачи в срок.
Как выбрать хорошую аутсорсинговую компанию?
- Определите, какие услуги вам нужны и какие задачи вы хотите передать на аутсорсинг;
- Проанализируйте рынок, найдите компании, которые предоставляют услуги, соответствующие вашим потребностям;
- Проверьте репутацию компании: изучите отзывы клиентов и рейтинги компаний, чтобы убедиться в их надежности и качестве работы;
- Проведите интервью с несколькими компаниями, чтобы определить, какая из них лучше всего подходит для ваших потребностей;
- Оцените стоимость услуг разных компаний, чтобы выбрать ту, которая предлагает наиболее выгодные условия;
- Обсудите условия контракта: обсудите все условия контракта с выбранной компанией, чтобы убедиться в том, что они соответствуют вашим потребностям и требованиям.
По каким критериям оценивать провайдера?
Чтобы не связаться с мошенниками и недобросовестными провайдерами, обязательно перед заключением договора проверьте:
- опыт работы и репутацию компании;
- квалификацию и опыт специалистов, предоставляемых компанией;
- наличие необходимых вам услуг в перечне;
- что компания легко адаптируется к потребностям клиента;
- провайдер обеспечит необходимый уровень безопасности и конфиденциальности данных;
- наличие сертификатов и лицензий на предоставление услуг;
- отзывы и рекомендации других клиентов компании.
Как правильно заключить договор на аутсорсинг?
Обязательно внимательно прочитайте договор и убедитесь, что в нем отражены все ваши интересы, и что вы в полной мере понимаете, как будет решен спорный вопрос.
В договоре обязательно должны быть указаны:
- стороны и их полномочия;
- услуги, в каком объеме должны быть предоставлены;
- сроки выполнения работ;
- стоимость услуг и способы оплаты;
- гарантии;
- конфиденциальность и защита данных;
- ответственность сторон за нарушение договорных обязательств;
- условия расторжения договора.
Как сделать сотрудничество с аутсорсингом эффективным?
Для этого компания-заказчик услуг должна:
- определить задачи, которые будут переданы подрядчику;
- выбрать подходящего подрядчика, учитывая его опыт, квалификацию и репутацию;
- составить договор, в котором будут описаны условия сотрудничества, сроки выполнения работ, стоимость и ответственность сторон;
- обеспечить доступ подрядчика к необходимым ресурсам и информации;
- установить систему контроля и управления выполнением работ;
- обеспечить своевременную выплату средств подрядчику;
- поддерживать открытую и продуктивную коммуникацию с подрядчиком для решения возникающих вопросов.
Для чего сотрудничают с аутсорсингом?
- Чтобы минимизировать расходы на сотрудников и оборудование;
- Воспользоваться ресурсами квалифицированных специалистов без необходимости проводить дополнительный найм;
- Повысить гибкость и адаптивность бизнес-процессов компании;
- Снизить риски и ответственность за реализацию определенных задач;
- Держать фокус на ключевых задачах бизнеса, а не на вспомогательных;
- Повысить эффективность и производительность фирмы;
- Применять новейшие технологии и методики работы;
- Расширить географию деятельности компании;
- Уменьшить время, затрачиваемое на решение вопросов относительно вспомогательных задач;
- Повысить качество услуг и уровень сервиса клиентов.
Как оценить эффективность работы с аутсорсингом?
Вы можете рассчитать примерные затраты на содержание штатных специалистов и расходы на услуги аутсорсинга. Сравнить их.
Также оценить эффективность работы поможет постоянный анализ качества. Компания-аутсорсер должна предоставить инструменты для контроля за выполнением работ, отчеты.
Проанализируйте, насколько аутсорсинг позволил снизить риски для вашей компании. Сравните уровень безопасности, соблюдения требований и резервирования данных с внутренними процессами.
Оцените, насколько аутсорсинговая компания эффективно решает возникающие проблемы и препятствия. Учитывайте время реакции.
Используйте опросы или обратную связь от клиентов или сотрудников, чтобы оценить, насколько они довольны работой аутсорсинговой компании. Высокий уровень удовлетворенности может свидетельствовать о эффективности работы с аутсорсингом.
Так вы сможете проводить регулярный анализ эффективности работы с аутсорсингом и вносить необходимые корректировки в процессы сотрудничества.
Решения для бизнеса: