Аутсорсинг бухгалтерских услуг

15 сентября 2023

Бухгалтерский аутсорсинг - это услуга, которая предполагает передачу функций по ведению бухучета и налоговой отчетности компании на аутсорсинговую фирму или специализированное подразделение.

В рамках данной услуги аутсорсер может обеспечить весь спектр услуг, в том числе ведение учетной документации, подготовка отчетов, налоговое планирование и консультации по вопросам налогообложения. Используя аутсорсинг, компании экономят средства на обеспечении собственного профильного отдела и высвобождают руководящий ресурс для ключевых и более важных задач предприятия.

Ситуация в России

В РФ налоговый и бухгалтерский аутсорсинг стал популярен в последние годы. Многие уже понимают, что ведение бухучета требует высокой квалификации и опыта, а также занимает много времени и ресурсов.

Стандартные услуги в России включают в себя:

Ведение бухучета;
Создание и передача отчетности, деклараций в налоговую;
Консультации по вопросам налогообложения и бухучета;
Анализ финансовой деятельности фирмы.

При этом контрагент может оказывать услугу как удаленно, так и на территории клиента.

В России существует множество аутсорсеров, которые предоставляют услуги бухгалтерии. С ними сотрудничает более 1 млн предприятий и ИП в России. И свыше 30 000 компаний занимается аутсорсингом бухучета.

Типы аутсорсинга бухгалтерии

Известно несколько типов аутсорсинга бухгалтерии:

Полный аутсорсинг бухгалтерии - компания полностью передает функции бухгалтерии на аутсорсинг, включая учет доходов и расходов, составление отчетности, налоговое планирование и т.д.;
Частичный аутсорсинг бухгалтерии - компания передает только определенные функции бухгалтерии, например, составление отчетности или налоговое планирование;
Временный аутсорсинг бухгалтерии - компания заключает договор на временное выполнение работ бухгалтерии, например, для подготовки отчетности за квартал или год;
Аутсорсинг консультаций по бухгалтерским вопросам - компания получает консультации по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения от специалистов-аутсорсеров.

В каждом конкретном случае выбор видов бухгалтерского аутсорсинга зависит от потребностей и целей компании, а также от ресурсов и бюджета, которые она готова выделить на бухгалтерские операции.

Каким компаниям нужна удаленная бухгалтерия?

Ею пользуются компании различного масштаба и направления деятельности. Она особенно актуальна для малых и средних предприятий, которые не могут позволить себе содержать собственную бухгалтерию из-за высоких затрат на персонал, оборудование и программное обеспечение.

Также сотрудничество с аутсорсингом может быть выгодным для предприятий, которые работают в удаленных регионах или у которых есть подразделения в разных точках страны и мира. В этом случае аутсорсинг бухгалтерии помогает снизить издержки на транспорт и аренду офисных помещений.

Сколько стоит такая услуга в России?

Стоимость на услугу в нашей стране зависят от многих факторов, таких как размер компании, количество документов, сложность работ и не только. Примерные суммы варьируются от 10 до 50 тысяч рублей в месяц. В целом, бухгалтерский аутсорсинг в РФ стоит дешевле, чем в Америке или Европе.

При этом, стоимость может значительно увеличиваться, если необходимо учитывать большое количество транзакций, налоговые льготы, имущественный налог и иные специфические условия предприятия.

Кроме того, цены также зависят от региона, где располагается организация-аутсорсер. Стоимость в Москве и других крупных городах, как правило, выше, чем в маленьких городах.

Лучше всего заранее проконсультироваться с разными фирмами-аутсорсерами, узнать перечень услуг и цены, чтобы выбрать подходящую.

Как работает аутсорсинг бухгалтерии?

Он может включать следующие этапы:

Определение потребностей. Компания определяет свои бухгалтерские требования и задачи, которые могут быть переданы внешнему поставщику.
Выбор поставщика услуг. Предприятие ищет и выбирает надежного и опытного поставщика услуг аутсорсинга бухгалтерии. Оценка опыта, рейтинга, нввыков и ценовой политики являются важными критериями при выборе;
Подписание договора, где в явном виде прописываются условия работы, сроки, ответственность сторон и иные аспекты;
Передача данных. Фирма предоставляет внешнему поставщику доступ к необходимым для работы данным. Это может включать предоставление электронных документов и их сканов, доступов к системам;
Выполнение задач. Аутсорсер берет на себя выполнение бухгалтерских задач, включая ведение учета, подготовку финансовой отчетности, налоговые расчеты, обработку платежей и другие бухгалтерские процессы;
Контроль и отчетность. Компания следит за работой внешнего поставщика, контролирует качество и своевременность выполнения задач. Поставщик услуг предоставляет компании необходимые отчеты, которые помогут принять ключевые управленческие решения;

Коммуникация и взаимодействие. Важным аспектом взаимодействия поставщика услуг и клиента является эффективное и конструктивное общение. Они могут использовать электронные платформы, e-mail, видеоконференции и другие инструменты для передачи информации, данных и решения рабочих вопросов.

Кто несет ответственность?

Компания-аутсорсер, чьи сотрудники фактически выполняют функции бухгалтерии. Однако, компания-заказчик также отвечает за правильность и достоверность предоставляемых ей отчетов и документации, а также за выбор надежного и квалифицированного партнера для аутсорсинга.

Кто подписывает документы?

Отчетность подписывает руководитель компании-заказчика, так как он несет ответственность за правильность и достоверность предоставляемых отчетов и документации. Но перед подписанием руководитель должен убедиться в том, что отчетность была составлена и проверена профессионалами, квалифицированными работниками сторонней организации.

В чем сильные и слабые стороны бухгалтерского аутсорсинга?

Сильные стороны:

Сокращение затрат на обслуживание и ведение внутреннего бухгалтерского отдела, так как компания платит только за услуги, которые реально нужны;
Внешние бухгалтеры обладают квалификацией в сфере бухгалтерии и налогообложения. Они следят за изменениями в законодательстве и предоставляют качественные услуги;
Надежные аутсорсеры обеспечивают защиту информации, персональных и финансовых данных компании-клиента;
Благодаря делегирования этого участка работ, руководящие звенья компании-клиента могут не отвлекаться на эти задачи, а сосредоточиться на стратегических для предприятия;
Внешний бухгалтер может гибко подстраиваться под изменения, которые происходят в компании, и оказывать услуги так, как это требует рост и развитие предприятия.

Минусы, или, правильнее сказать, риски бухгалтерского аутсорсинга, если вы заключите договор с недобросовестным контрагентом:

Потеря контроля над процессами, что повлияет также на связанные в компании процессы;
Зависимость от внешнего поставщика услуг, который может не выполнить свои обязательства или выполнить не в полном объеме, и подвести заказчика;
Если аутсорсинг бухгалтерии осуществляется не на месте клиента, могут возникнуть проблемы с коммуникацией и взаимодействием с внешним поставщиком, особенно если он находится в другом часовом поясе;
При передаче финансовых данных третьей стороне существует потенциальный риск утечки или несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.

В каких сферах будет полезна услуга?

Услуга будет полезна как малому, так и среднему бизнесу, когда у компании нет необходимых ресурсов для создания собственного профильного отдела.

При этом аутсорсинг бухгалтерии будет актуален для таких ниш как:

ИТ-сектор - компании, которые занимаются разработкой программного обеспечения, интернет-магазинов и других онлайн-проектов;
Производственные компании - компании, которые занимаются производством товаров и требуют учета производственных затрат;
Торговые компании - компании, которые занимаются продажей товаров и требуют учета продаж и закупок;
Медицинские учреждения - клиники, больницы, медицинские центры, которые требуют учета медицинских услуг и расходов на оборудование и медикаменты;
Образовательные учреждения - школы, колледжи, университеты, которые требуют учета расходов на образование и научные исследования;
Некоммерческие организации - благотворительные фонды, общественные организации, которые требуют учета пожертвований и расходов на благотворительные проекты.

Что выбрать: бухгалтера в штате или аутсорсинг?

Если компания маленькая и не имеет большого количества транзакций, то аутсорсинг станет более выгодным вариантом, так как он сэкономит средства, которые пойдут на зарплату, отпускные, больничный для бухгалтера в штате. Не требует дополнительных расходов на обучение и лицензии программного обеспечения.

Однако, если компания имеет сложную структуру и большой объем транзакций, то штатный бухгалтер может быть более эффективным вариантом, так как он может быстро реагировать на изменения в бизнес-процессах и обеспечивать высокий уровень конфиденциальности данных.

Также стоит учитывать, что аутсорсинг может быть менее гибким вариантом, так как компания будет зависеть от расписания работы поставщика услуг. В то же время, штатный бухгалтер может быть более доступен и готов ответить на вопросы в любое время.

Итак, выбор между штатным бухгалтером и аутсорсингом зависит от конкретных нужд компании и ее бюджета. Лучше всего провести анализ своих потребностей и ресурсов, чтобы определить, что будет наиболее эффективным вариантом для вашей компании.

Как найти надежную аутсорсинговую организацию?

Определите, какие задачи стоят перед вами и что особенно важно для вас в работе аутсорсинговой компании. Так вы сможете сузить круг кандидатов и выбрать тех, кто наиболее соответствует вашим потребностям;
Промониторьте рынок бухгалтерского аутсорсинга, чтобы определить, какие контрагенты предоставляют услуги в вашем регионе и какие задачи они могут взять на себя. Изучите отзывы и рейтинги компаний, чтобы получить представление о качестве их работы;
Убедитесь, что у них есть достаточный опыт и квалификация в сфере бухучета и отчетности. Попросите компанию предоставить рекомендации от других клиентов, чтобы убедиться в их профессионализме;
Уточните цены и условия предоставления услуг, чтобы избежать неприятных сюрпризов в будущем. Обсудите все детали и требования, чтобы убедиться, что компания может предоставить вам индивидуальный подход и соответствовать вашим потребностям;
Проверьте, какие технологии и программное обеспечение использует аутсорсинговая компания, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим требованиям и позволяют эффективно управлять бухгалтерскими процессами;
Убедитесь, что аутсорсинговая компания доступна для связи и готова общаться с вами на регулярной основе. Обсудите, какие каналы связи будут использоваться и как часто вы будете получать отчетность;
Убедитесь, что аутсорсинговая компания имеет страховку от ошибок и упущений, чтобы защитить вас в случае возникновения проблем.

Как понять, что отзывы достоверны?

Как и в любой сфере, отзывы быть как правдивыми, так и неправдивыми. Поэтому перед выбором провайдера услуг стоит дополнительно проанализировать ситуацию, изучить рейтинги компаний, по возможности получить рекомендации и отзывы реальных клиентов.

Также можно обратиться к профессиональным организациям, которые могут рекомендовать проверенных аутсорсеров, в которыми уже взаимодействовали ранее. Важно также учитывать, что каждая компания имеет свои особенности и потребности, поэтому отзывы других клиентов могут не отражать полностью ситуацию в вашей компании.

Заключение

Подводя итог, скажем, что, если найти надежного поставщика услуг, можно заметно облегчить для компании ведение бухгалтерских бизнес-процессов. Экономия состоит не только на зарплатах сотрудникам, но и на штрафах, которые вы не заплатите, если вести дела будет профессиональный и квалифицированный сотрудник. Если сомневаетесь, нужен ли вам бухгалтерский аутсорсинг, взвесьте все “за” и “против”. Подсчитайте возможные доходы и потери, и решите, какой путь предпочтителен для вас.

Решения для бизнеса:

Аутсорсинг персонала

Аутстаффинг персонала