Почему аутсорсинг кадрового делопроизводства выгоден для бизнеса

30 августа 2023

Кадровый аутсорсинг, или аутсорсинг кадрового учета, включает в себя не только подготовку документов для найма, оформления, обучения. В перечень задач специалиста входит много пунктов, о которых мы сегодня поговорим в статье.

Кроме того, аутсорсинг КДП дает много преимуществ бизнесу. Какие именно - читайте далее.

Что такое аутсорсинг кадрового делопроизводства?

Аутсорсинг кадрового делопроизводства - это процесс передачи функций управления персоналом компании на стороннюю организацию, специализирующуюся на предоставлении услуг по управлению кадрами. Эта услуга может включать в себя такие функции, как найм и увольнение сотрудников, подготовка и обработка документов, связанных с персоналом, управление зарплатой и налогами, а также организацию тренингов и развития сотрудников.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства может помочь компаниям сэкономить время и ресурсы, увеличить эффективность и уменьшить расходы на управление сотрудниками.

Ведет его специализированная компания, которая предоставляет услуги в области управления кадрами, или же это может быть отдел внутри компании, который занимается только кадровыми вопросами. В любом случае, основная задача аутсорсера - обеспечить высокое качество управления кадрами и снизить затраты на персонал.

Ведением кадрового аутсорсинга занимается не просто бухгалтер или кадровик, а специалист в обеих сферах.

Для чего нужен кадровый аутсорсинг?

Аутсорсинг расчета зарплаты и кадров нужен компаниям, которые хотят уменьшить расходы на работников и сделать их работу более эффективной. Кроме того, делегировать процессы нужно компаниям, которые не имеют достаточного количества специалистов в сфере управления кадрами и не могут обеспечить высокое качество работы в этой сфере.

Аутсорсинг дает возможность компаниям сконцентрироваться на своих ключевых бизнес-процессах и не отвлекаться на управление кадрами. Кроме того, аутсорсеры имеют большой опыт работы в этой области и могут обеспечить высокое качество работы, благодаря чему производительность вырастет, а с ней и прибыль компании.

Какие задачи можно делегировать аутсорсингу?

Найм и увольнение сотрудников. Компания может передать на аутсорсинг процесс подбора кандидатов на вакансии, проведения собеседований, проверки референсов и оформления документов при приеме на работу. Также можно передать на аутсорсинг процесс увольнения сотрудников, включая оформление документов и выплату компенсаций;
Обработка документов, связанных с персоналом. Это может включать в себя составление трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, отпусках, больничных листов, табелей учета рабочего времени и других документов;
Управление зарплатой и налогами. Аутсорсинг может помочь компании в проведении расчетов заработной платы, начислении налогов и страховых взносов, составлении отчетности перед налоговыми органами;
Организация тренингов и развития сотрудников. Компания может передать на аутсорсинг процесс организации тренингов и семинаров для своих сотрудников, включая выбор тематики, поиск тренеров, подготовку программы и проведение мероприятий;
Консультирование по вопросам управления персоналом. Аутсорсинг кадрового делопроизводства может предоставить компании консультации по вопросам управления персоналом, включая правовые аспекты, организацию работы сотрудников и другие вопросы.

Как одновременно аутсорсить расчет зарплаты и кадровое делопроизводство?

Для того чтобы одновременно аутсорсить расчет зарплаты и кадровое делопроизводство, необходимо найти компанию-аутсорсера, которая предоставляет оба вида услуг. Такие компании существуют на рынке и могут предложить комплексное решение для управления кадрами, включая расчет заработной платы, ведение кадрового учета, оформление документов и другие услуги.

При выборе компании-аутсорсера необходимо убедиться в ее профессионализме, опыте и репутации на рынке. Также стоит обсудить с аутсорсером детали работы, условия контракта и контроль качества работы.

Исходя из ваших договоренностей, компания-аутсорсер предоставит либо одного сотрудника на оба участка работ, либо двоих, кто их разделит между собой.

В чём выгода кадрового аутсорсинга?

Снижение затрат на персонал. Аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет снизить затраты на содержание собственного отдела кадров, включая зарплаты, налоги, аренду офиса и оборудования;
Экономия времени. Компания может сосредоточить свои усилия на основной деятельности, а не на решении вопросов, связанных с управлением персоналом;
Профессиональный подход. Аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет получить доступ к высококвалифицированным специалистам, которые могут обеспечить более эффективное управление персоналом;
Гибкость. Компания может выбирать только те услуги, которые ей необходимы, и изменять объем услуг в зависимости от изменения бизнес-потребностей;
Соблюдение законодательства. Аутсорсинг кадрового делопроизводства обеспечивает соблюдение законодательства в области трудовых отношений и управления персоналом;
Увеличение производительности. Более эффективное управление персоналом может привести к увеличению производительности компании и улучшению ее финансовых показателей.

А какие недостатки

Несмотря на выгоду от сотрудничества с аутсорсингом, в некоторых случаях в результате работы с контрагентом вы можете получить:

потерю контроля. Компания может потерять часть контроля над управлением кадрами, что приведет к нежелательным последствиям, таким как неправильный подбор персонала или несоответствие культуры компании;
риск утечки конфиденциальной информации. Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг может повысить риск утечки конфиденциальной информации о сотрудниках компании;
низкое качество работы. Некоторые аутсорсеры могут не иметь достаточного опыта или экспертизы в сфере управления кадрами, что может снизить качество работы;
необходимость дополнительного времени на обучение. При передаче кадрового делопроизводства на аутсорсинг компания может потребоваться дополнительное время на обучение аутсорсера особенностям работы с ее кадрами;
дополнительные расходы на контроль качества работы аутсорсера. Компании могут потребоваться дополнительные расходы на контроль качества работы аутсорсера.

Поэтому при выборе контрагента нужно тщательно проверить его репутацию, отзывы, посмотреть кейсы, и сделать взвешенное решение, при котором партнерство будет надежным и продуктивным.

Каким компаниям нужен кадровый аутсорсинг?

Компаниям любого размера и направления деятельности. Это могут быть малые и средние бизнесы, стартапы, а также крупные корпорации.

Еще ведение кадрового аутсорсинга необходимо, если:

бухгалтер уволился или ушел в отпуск. Использовать аутсорсинг - значит не зависеть от внешних обстоятельств и наладить в бизнесе бесперебойные процессы;
ваш сотрудник допустил серьезное ошибки, которые повлекли за собой штрафы и снижение репутации компании. Это недопустимо. В таком случае вы можете воспользоваться услугами аутсорсинга, который предоставит квалифицированных сотрудников вам в помощь;
в компании высокий показатель текучести. Постоянно нужно готовить документы, на это не хватает ресурсов.

В этих ситуациях выручит привлечение квалифицированного специалиста со стороны.

Какой компании доверить аутсорсинг кадрового учета?

Для выбора компании, которой можно доверить аутсорсинг кадрового учета, необходимо учитывать следующие факторы:

Опыт работы и репутация компании. Необходимо выбирать компанию с хорошей репутацией и опытом работы в данной области;
Квалификация специалистов. Поставщик услуг должен иметь высококвалифицированных специалистов в области кадрового учета;
Доступность и гибкость услуг. Компания должна предоставлять услуги, которые соответствуют потребностям и бюджету клиента;
Соблюдение законодательства. Компания должна иметь опыт и знания в области законодательства, связанного с кадровым учетом;
Конфиденциальность. Компания должна гарантировать конфиденциальность информации о персонале клиента;
Технологическая база. Компания должна использовать современные технологии и программное обеспечение для эффективного управления кадрами.

В целом, выбор компании для аутсорсинга кадрового учета должен быть основан на тщательном анализе потребностей компании и оценке квалификации и опыта работы предлагаемых услуг.

Нанимать бухгалтера в штат или использовать кадровый аутсорсинг?

Решение о найме бухгалтера в штат или использовании кадрового аутсорсинга зависит от многих факторов, таких как размер компании, объем бухгалтерских работ, доступность специалистов на рынке труда и др.

Если компания маленькая и не имеет большого объема бухгалтерских работ, то использование кадрового аутсорсинга может быть более выгодным вариантом. Это позволит сократить расходы на содержание штата бухгалтеров и получить доступ к профессиональным услугам по более низкой стоимости.

Однако, если у компании большой объем бухгалтерских работ, нужен постоянный контроль и управление финансами, то найм бухгалтера в штат может быть более предпочтительным вариантом. Это позволит иметь постоянный контроль над финансовыми операциями, быстро реагировать на изменения в экономической ситуации и обеспечить более высокую степень конфиденциальности.

В любом случае, перед принятием решения следует провести анализ затрат и преимуществ каждого варианта, чтобы выбрать оптимальный для своей компании.

Решения для бизнеса:

Аутсорсинг персонала

Аутстаффинг персонала